2016年8月26日金曜日

テーブルを使用し、Wordで差し込み印刷を行う

Access2013でテーブルを使用し、Wordで差し込み印刷を行う方法です。

下の「T_購入者名簿」テーブルを使用します。
「T_購入者名簿」テーブルを使用

リボンの[外部ツール]~エクスポートグループの[Word差し込み]をクリックします。
エクスポートグループの[Word差し込み]をクリックする

Word差し込みウィザードが始まります。
「このウィザードは、AccessのテーブルまたはクエリのデータをWord文書に差し込みます。 Word文書にデータを差し込む方法を選択してください。」で[既存のWord文書に差し込む]か[新規に文書を作成し、その文書に差し込む]を選択します。
Word差し込みウィザードの開始

差し込み印刷パネルが開きます。

1.「文書の種類を選択してください。」から選択します。 ここではレターにします。
2.手順2の[次へ:ひな形の選択]をクリックします。
手順2の[次へ:ひな形の選択]をクリックする

1.「レターを設定する方法を指定してください」から選択します。
2.手順2の[次へ:宛先の選択]をクリックします。
手順2の[次へ:宛先の選択]をクリックする

手順3の[次へ:レターの作成]をクリックします。
手順3の[次へ:レターの作成]をクリックする

[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
[差し込みフィールドの挿入]をクリックする

差し込みフィールドの挿入ダイアログボックスが開きます。
印刷するフィールドを選択し[挿入]します。
差し込みフィールドの挿入ダイアログボックス

「レターの作成 まだレターを作成していない場合は、ここで作成してください。 レターに宛先の情報を追加するには、レターで情報を追加する場所をクリックし、次のいずれかのアイテムをクリックしてください。」で使用するアイテムをクリックします。
使用するアイテムをクリックする

ここでは「(カタログ送付)」の文字を入力し、[顧客名]フィールドと[住所ブロック]アイテムを使用しました。
[顧客名]フィールドと[住所ブロック]アイテムを使用

手順4の[次へ:レターのプレビュー表示]をクリックします。
手順4の[次へ:レターのプレビュー表示]をクリックする

これでAccessのテーブルの1番目のレコードデータが表示されます。
Accessのテーブルの1番目のレコードデータが表示される

1.「レターのプレビュー表示 差し込み印刷したレターが1つここにプレビュー表示されます。別のレターを表示するには、次のいずれかをクリックしてください。」で[<<][>>]ボタンをクリックするとレコードを移動できます。
2.手順5の[差し込み印刷の完了]をクリックします。
手順5の[差し込み印刷の完了]をクリックする

1.リボンの[差し込み文書]~結果のプレビューグループの移動ボタンで、レコードを移動できます。
2.[印刷]をクリックし印刷を行います。
[印刷]をクリックする

レコードを移動することで、Accessのテーブルデータが次々と表示できます。
Accessのテーブルデータが次々と表示できる

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2016年8月19日金曜日

テーブルかクエリをPDFファイルに保存する(エクスポートする)

Access2013で、テーブルかクエリをPDFファイルに保存する(エクスポートする)方法です。

テーブルかクエリを選択し、リボンの[外部データ]~エクスポートグループの[PDFまたはXPS]をクリックします。
エクスポートグループの[PDFまたはXPS]をクリックする

PDFまたはXPS形式で保存が開くので、ファイル名を入力し[発行]ボタンをクリックします。
PDFまたはXPS形式で保存

エクスポート操作の保存が開くので、繰り返しエクスポート行う場合は保存しておくと、次回簡単にできるようになります。
エクスポート操作の保存

テーブルまたはクエリから作成したPDFファイルです。
テーブルまたはクエリから作成したPDFファイル

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